In contabilitate, una din etapele importante ale operarii tranzactiilor este inregistrarea incasarilor. Înregistrarea încasărilor este importantă pentru a urmări fluxul de numerar al unei companii și pentru a evalua performanța financiară a acesteia.
In functie de specificul operatiunilor, incasarile pot avea loc in diverse moduri: prin decontari cu curierii, prin decontari cu procesatorii de plati, in numerar cu bon fiscal, cu chitanta, prin ordin de plata bancar, etc.
La societatile care au un numar mare de operatiuni , asa cum sunt magazinele online, inregistrarea tututor extraselor de banca si a decontarilor cu procesatorii manual, pozitie cu pozitie, ar putea sa dureze foarte mult timp si sa existe un risc mare de erori.
In SmartBill Conta cat si in SmartBill Gestiune, se poate efectua importul automat al acestor tranzactii pe baza fisierelor trimise de curieri sau de banca.
De exemplu, in SmartBill Gestiune, in sectiunea Incasari si plati -> Extrase de cont, exista optiunea Import extras.
Aici se poate alege contul si banca dupa care se alege fisierul din locatia unde a fost salvat.
In mod similar se pot importa si borderourile de la curieri.
Se pot selecta dintr-o lista predefinita curierii sau procesatorii de plati, dupa care se poate face importul automat.
In felul acesta se opereaza automat incasarile, asociindu-se sumele incasate cu clientii aferenti.
Pentru asocierea exacta intre incasarile din borderou si documentele din SmartBill, este important ca numarul de AWB sa fie adaugat pe factura. Acesta se poate introduce in una din urmatoarele sectiuni: Aviz insotire, Mentiuni sau direct in coloana de Observatii din raportul de facturi.
Avantajul acestei automatizari este ca se evita reconcilierea manuala a sute de pozitii uneori, intr-un timp poate scurt si fara risc de erori.
O actualizate similara este si in modulul de contabilitate unde se poate important automat extrasul de banca, in format csv.
Fisierul .csv care se importa trebuie sa fie in formatul specific bancii cu care se lucreaza. Acesta nu trebuie modificat fiindca in caz contrar vor rezulta erori la operare.
